Excel und Zettel ablösen
Mehrere Listen, Dateiversionen und manuelle Übertragungen werden durch eine gemeinsame, nachvollziehbare Datenbasis ersetzt.
Individuelle Softwareentwicklung für KMU
Individuelle Software für KMU – weniger Excel, weniger Handarbeit
Wenn Aufträge, Kundendaten und Arbeitsberichte zwischen Excel, E-Mail, WhatsApp und mehreren Programmen wandern, entwickle ich eine Web-App für genau Ihren Ablauf – und betreue sie danach im laufenden Betrieb.
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Nicht noch ein Tool, sondern weniger Handarbeit
Individualsoftware klingt nach Großprojekt. Für kleine Unternehmen geht es meist um etwas Konkreteres: doppelte Eingaben vermeiden, den Stand eines Auftrags sehen, Kundendaten an einer Stelle pflegen oder einen Bericht direkt vor Ort abschließen. Dafür entwickle ich schlanke Web-Apps, die Excel, Papierlisten und unverbundene Einzellösungen ablösen.
Standardsoftware bleibt die bessere Wahl, wenn sie den Ablauf ohne aufwendige Umwege abdeckt. Individuelle App-Entwicklung lohnt sich, wenn ein wiederkehrender, geschäftlich wichtiger Prozess nicht zu den vorhandenen Werkzeugen passt oder mehrere Systeme zuverlässig verbunden werden müssen.
Welche Abläufe kleine Unternehmen häufig vereinfachen
Typische Abläufe in EPU sowie Handwerks-, Service- und projektorientierten Betrieben im DACH-Raum.
Kunden und Anfragen im Blick behalten
Kontakte, Gesprächsnotizen, Angebote, Wiedervorlagen und nächste Schritte bleiben in einem einfachen Ablauf verbunden.
Aufträge und Projekte steuern
Status, Zuständigkeit, Termine, Dokumente und erbrachte Leistungen sind für Büro und Außendienst aktuell sichtbar.
Mobile Rapporte erfassen
Zeit, Material, Fotos, Checklisten und Unterschrift werden vor Ort am Smartphone oder Tablet aufgenommen und als Bericht ausgegeben.
Bestehende Programme verbinden
Website, CRM, Buchhaltung, E-Mail, Kalender oder Ablage tauschen Daten aus, ohne dass alles erneut eingetippt werden muss.
Zahlen und Auslastung verstehen
Ein internes Dashboard zeigt offene Aufträge, Fristen, Kapazität oder andere Kennzahlen, die heute mühsam zusammengesucht werden.
So sieht ein Auftrag in Ihrer Web-App aus
Ein Beispiel für einen Serviceablauf: vom Anruf über den Einsatz vor Ort bis zum fertigen Bericht – in einer Anwendung statt in fünf Programmen.
- Eine Anfrage wird mit einem Klick zum Auftrag – Kunde, Adresse und gewünschte Leistung sind bereits erfasst.
- Status und Zuständigkeit sehen Büro und Außendienst gleichzeitig, ohne Rückfrage per Telefon oder WhatsApp.
- Vor Ort erfassen Mitarbeitende Zeit, Material, Fotos und Unterschrift direkt am Smartphone.
- Der Bericht entsteht als PDF und geht an Kundschaft oder Buchhaltung – ohne erneutes Abtippen.
Was außerdem dazugehören kann
- Excel-Daten prüfen, bereinigen und übernehmen
- Kunden, Angebote und Wiedervorlagen
- Mobile Formulare und Checklisten
- PDFs, Freigaben und Erinnerungen
- Datenaustausch mit Buchhaltung, CRM oder Kalender – über Schnittstellen oder Import und Export
- Rollen, Protokoll, Backups und Datenexport
Vorher und nachher: ein Serviceauftrag
Der Nutzen einer internen App zeigt sich nicht an Funktionen, sondern an Schritten, die wegfallen.
Heute
7 Schritte · 5 Werkzeuge
- Anruf auf einem Zettel notiert
- Auftrag in die Excel-Liste übertragen
- Termin per WhatsApp an den Monteur
- Rapport vor Ort auf Papier
- Rapport im Büro abgetippt
- Bericht in Word erstellt
- Daten für die Rechnung erneut eingegeben
Mit der Web-App
3 Schritte · 1 Anwendung
- Anfrage als Auftrag anlegen und zuweisen
- Rapport am Smartphone abschließen
- Bericht und Rechnungsdaten automatisch übergeben
Entfällt: Zettel Excel-Übertrag WhatsApp-Rückfragen Abtippen Word-Vorlage doppelte Rechnungsdaten
Vereinfachtes Beispiel. Ihre tatsächlichen Schritte und den Zeitaufwand nimmt der Prozess-Check auf.
Von Ihrem heutigen Ablauf zur ersten nutzbaren Version
Der Prozess wird nicht am Whiteboard erfunden, sondern mit echten Fällen, Daten und den späteren Nutzerinnen und Nutzern geprüft.
Engpass beschreiben
Den heutigen Ablauf, beteiligte Personen, Werkzeuge, Ausnahmen und Zeitaufwand sichtbar machen.
Standard zuerst prüfen
Klären, ob vorhandene Software, eine Schnittstelle oder eine kleine Automatisierung bereits ausreicht.
Erste Version abgrenzen
Nutzer, Daten, Kernschritte, Berechtigungen und messbares Ziel für einen kleinen Umfang festlegen.
Mit echten Fällen testen
Früh nutzbar umsetzen, Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag aufnehmen und Fehlerfälle prüfen.
Einführen und erweitern
Daten übernehmen, dokumentieren, sichern und erst nach bewährter Nutzung um weitere Abläufe ergänzen.
Mit einem einzigen Engpass starten
Eine klar abgegrenzte erste Web-App kann im mittleren vierstelligen Bereich beginnen. Mehrere Rollen, komplexe Schnittstellen, Offline-Nutzung oder umfangreiche Datenmigration führen meist in einen fünfstelligen Projektumfang. Sie erhalten vor der Entwicklung einen nachvollziehbaren Leistungs- und Kostenrahmen.
Kostenrahmen nach Prozess-CheckAblauf prüfen lassen
- Standardsoftware und kleine Automatisierung werden zuerst mitgeprüft
- Erste Version mit klaren Nutzern, Daten und Abnahmekriterien
- Code, Konten und exportierbare Geschäftsdaten bleiben übergabefähig
Häufige Fragen
Antworten auf die Fragen, die Selbstständige und kleine Unternehmen vor einer individuellen App am häufigsten stellen.
Wann lohnt es sich, Excel durch eine interne App zu ersetzen?
Wenn mehrere Personen dieselben Daten brauchen, Versionen auseinanderlaufen, Informationen doppelt erfasst werden, Eingaben unterwegs erfolgen oder ein Fehler direkt Zeit und Geld kostet. Für eine persönliche Berechnung oder eine selten verwendete Liste bleibt Excel oft die wirtschaftlichere Lösung.
Brauche ich Individualsoftware oder reicht ein fertiges Programm?
Fertige Software ist sinnvoll, wenn sie den Kernprozess ohne viele Umwege abdeckt und passende Schnittstellen bietet. Eine individuelle Anwendung lohnt sich, wenn Ihr Ablauf geschäftlich wichtig, wiederkehrend und mit Standardsoftware dauerhaft nur durch manuelle Arbeit oder mehrere Zusatztools lösbar ist.
Was kostet es, eine interne App entwickeln zu lassen?
Der größte Kostenfaktor ist der Funktionsumfang. Eine klar begrenzte erste Web-App kann im mittleren vierstelligen Bereich starten; Benutzerrollen, Schnittstellen, Offline-Funktion, komplexe Regeln oder Datenmigration führen meist in einen fünfstelligen Umfang. Nach dem Prozess-Check (€ 390, bei Beauftragung angerechnet) erhalten Sie einen belastbaren Rahmen.
Muss eine interne App in den Apple App Store oder Google Play Store?
Nein. Für viele interne Abläufe reicht eine responsive Web-App, die im Browser auf Computer, Smartphone und Tablet läuft. Eine native iOS- oder Android-App ist erst nötig, wenn Gerätefunktionen, Offline-Nutzung oder andere Anforderungen sie tatsächlich rechtfertigen.
Können BMD, Lexoffice, sevdesk, bexio, DATEV oder ein CRM angebunden werden?
Oft ja, sofern das jeweilige System eine geeignete API oder einen verlässlichen Import und Export anbietet. Manche Anbieter stellen ihre Schnittstelle nur in bestimmten Tarifen oder über Partnerprogramme bereit; dann ist ein Datenaustausch per Import und Export oft die wirtschaftlichere Lösung. Vor einem Angebot werden Zugriffsrechte, Datenumfang, technische Grenzen und laufende Kosten der Schnittstelle geprüft.
Können bestehende Excel-Daten übernommen werden?
Ja, nach einer Prüfung der Tabellen, Formate, Dubletten und Pflichtfelder. Die eigentliche Übernahme ist meist nicht der schwierigste Teil; entscheidend ist, welche Daten verlässlich sind und welche Regeln bisher nur im Wissen einzelner Personen stecken.
Wie lange dauert die Entwicklung einer internen Web-App?
Eine kleine, klar abgegrenzte erste Version kann in einigen Wochen entstehen. Umfangreiche Rollenmodelle, Integrationen, Datenbereinigung und Freigaben verlängern den Zeitraum. Ein belastbarer Zeitplan folgt erst nach der Abgrenzung des ersten vollständigen Arbeitsablaufs.
Ist eine interne App auch für ein EPU oder einen Ein-Personen-Betrieb sinnvoll?
Ja, wenn ein häufiger Ablauf viel Zeit bindet, Fehler verursacht oder Umsatz verzögert. Bei wenigen Rechnungen oder einer einfachen Kontaktliste ist Standardsoftware meist günstiger. Für EPU muss der Nutzen besonders klar gegen Entwicklung und laufenden Betrieb gerechnet werden.
Was passiert nach dem Start mit Wartung, Datenschutz und Sicherheit?
Betrieb, Backups, Zugriffsrechte, Updates, Protokollierung und Wiederherstellung werden vor dem Start festgelegt. Welche Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen nötig sind, hängt von Daten, Nutzern, Hosting, Integrationen und den Folgen eines Ausfalls ab.
Beschreiben Sie den Ablauf, der Zeit kostet
Sie erhalten eine persönliche Antwort mit einer ersten Einschätzung und dem sinnvollen nächsten Schritt – in der Regel innerhalb eines Werktags.
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